Smart working: rischi ed opportunità

La crisi epocale ed assolutamente straordinaria che stiamo vivendo, sta mostrando ad ognuno di noi la fondamentale importanza di alcuni paradigmi tutto sommato abbastanza semplici, e tuttavia da molti trascurati prima che la crisi si manifestasse.

L’imperativo categorico è garantire la continuità del business. Quindi occorre un modello di gestione per identificare le potenziali minacce per un’organizzazione e gli impatti che queste potrebbero avere sul business, per costruire la resilienza organizzativa attraverso la capacità di risposta. Questa resilienza è certamente molto superiore per quelle aziende che si siano già dotate di strumenti di Business Continuity Management (BCM) strutturati e già pronti all’uso nel momento in cui la crisi si manifesta.

Smart working: una componente fondamentale del BCM. È il modello lavorativo regolamentato e organizzato per operare in maniera efficace, impiegando intelligentemente gli strumenti migliori in modo agile, flessibile, sicuro ed efficiente – appunto, “smart”. Oggi il senso comune e la recentissima “impennata” nell’uso di questo termine hanno contribuito anche a generarne un “abuso”, nel senso che si tende sempre più a stabilire l’equazione tra smart working e tele-lavoro (remote working) o comunque a identificare lo smart working con l’uso di tecnologie di video-conferenza. In realtà c’è molto di più nello smart working, che deve essere intelligente ed agile soprattutto per rispondere, come in questo momento, a severe disruption della business continuity. Il tutto senza arrivare a fine giornata esausti e con la sensazione di aver fatto la metà del lavoro che si sarebbe fatto con i metodi tradizionali.

La normativa definisce lo smart working come «una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi […] ; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua  produttività». Questi elementi sono fondamentali proprio perché la struttura dello smart working in remoto, cioè quando ogni dipendente è localizzato in una posizione di lavoro personale, può diventare estremamente frazionata. Pertanto diventa necessario coordinare la gestione di questo lavoro soprattutto sul lato ICT, ad esempio con l’adeguamento delle dotazioni ICT con istruzioni sul relativo uso e manutenzione. Ancora di più in ambito GDPR, con la tutela delle informazioni che il dipendente preleva, utilizza e trasmette tra i suoi dispositivi personali e quelli aziendali. Richiede adeguata tutela anche il trattamento dei dati raccolti in caso di monitoraggio o controllo delle prestazioni lavorativa.

Lo smart working dunque è un macro-processo che include micro-processi interni, in un sistema di interdipendenze:

• Il processo di lavoro, che è la base, ma che include anche elementi come la reperibilità, la puntualità oltre alla capacità di lavorare per obiettivi
• Gli obiettivi appunto: non solo è importante fissare gli obiettivi ma anche come raggiungerli in un contesto di distanziamento sociale, senza sedi fisiche condivise
• Le conoscenze: come condividere il know-how e l’expertise quando ci sono soltanto canali digitali per comunicare, senza contatto diretto. Ovviamente l’uso dei canali digitali è esso stesso una conoscenza da apprendere, verificare ed aggiornare regolarmente
• Infine la gestione delle relazioni e delle risorse umane specialmente nel trovare nuovi equilibri work-life

Si tratta dunque di una tematica più complessa di quanto si potrebbe pensare ad un primo sguardo, ed infatti la disponibilità di processi e tecnologie di reale smart working, per chi se ne era dotato già prima della crisi, stanno facendo la differenza. Si possono tuttavia, anche in un breve articolo come questo, formulare alcuni consigli utili.

3 CONSIGLI DI BASE PER I LAVORATORI…

1. Pianificare bene le attività e non fissare obiettivi troppo ambiziosi.
2. Pianificare il tempo per attività giornaliere, settimanali e mensili, stabilendo un momento di inizio, delle pause (lontano dal computer) e un momento di fine, evitando di ingabbiarsi in routines troppo rigide
3. Organizzare bene lo spazio: avere una scrivania libera e uno spazio adatto alla tua attività è importante per la produttività e la tranquillità

… E 3 CONSIGLI DI BASE PER I MANAGER

1. Pianificare il lavoro e distinguere task specifici, definire obiettivi e priorità per delegare meglio e in modo chiaro, organizzando per risultati da raggiungere
2. Esercitare la leadership, applicare la meritocrazia ed esercitare il controllo attraverso modalità specifiche
3. Stabilire, condividere e rispettare modalità di comunicazione chiare e valide per tutti

PER FARE IL PUNTO E CAPIRE: I NOSTRI WEBINAR

In collaborazione con il nostro partner PK Consulting e grazie alla collaborazione tra i professionisti del settore delle due aziende, abbiamo organizzato webinar specificamente pensati per spiegare, in modo completo e sintetico, i rischi e i vantaggi dello smart working. Per richiedere informazioni inerenti al materiale del webinar o richiedere informazioni personalizzate per la vostra azienda, vi invitiamo a compilare il form qui sotto.

Consulta la nostra presentazione per conoscere il metodo di lavoro con cui cogliere le opportunità riducendo al minimo i rischi ad esse associati.

Non guardare solo al lato negativo. Prendi il lato buono del rischio!